EXACT ONLINE BOEKHOUDING
Als MKB-ondernemer vormt het voeren van een boekhouding de basis voor gezond ondernemen. Maar daar blijft het niet bij. Een onderneming dient constant omzet te genereren en daarbij is relatiebeheer van groot belang. Een boekhoudpakket dat u op beide vlakken van de juiste ondersteuning kan voorzien is Exact Online Boekhouden.
Hoe dit allemaal in de praktijk voor u uitpakt gaan we daarom bekijken in deze review.
Waarom Exact Online boekhoudpakket
We beginnen als eerst met het kijken waarom Exact een juiste oplossing voor de boekhouding en CRM kan zijn.
- Als ondernemer zult u vaak op stap zijn en daarnaast kunnen meerdere werkplekken ook een rol spelen. Overal toegang hebben tot uw administratie is dan ook absoluut gewenst. Met Exact Online als oplossing is dat allemaal gedekt. Vanwege de cloud technologie kunt u overal en altijd verbinding maken ongeacht het medium.
- Zelfstandig de administratie voeren bespaart u heel wat kosten. Dat neemt niet weg, dat wanneer er extern advies, controle of het definitief maken van de boekhouding nodig is door een externe boekhouder of accountant er toegang tot de administratie aanwezig moet zijn. Met Exact is dat allemaal mogelijk.
- Goed zicht op huidige en toekomstige klanten met daarbij ontwikkelingen is van absoluut belang. Met de ingebouwde CRM module houdt u dit alles en meer makkelijk bij.
- Bank- en tankgegevens kunnen automatisch verwerkt worden in Exact Online. Een ander mogelijkheid is om bonnen met behulp van uw smartphone of tablet in te scannen zodat deze automatisch in de boekhouding worden verwerkt.
- Bij een boekhoudpakket is het ook belangrijk, dat deze kan meegroeien met uw bedrijf. Wordt er bijvoorbeeld een webshop gelanceerd en u wilt de administratie daarvan bijhouden middels uw boekhoudpakket, dan is dat in het geval van Exact helemaal geen probleem. Met de mogelijkheid een app aan te schaffen is dat probleem zo opgelost. Exact Boekhouden biedt een scala aan betaalde apps die integratie met uw administratie mogelijk maken.
Abonnementen Exact Boekhouden
Exact Online Boekhouden is in meerdere versies verkrijgbaar. Afhankelijk van wat u wenst kunt u een op maat gericht pakket aanschaffen.
Is het voor u voldoende dat u zelf de boekhouding kunt voeren met daarbij zicht op uw relaties, dan is het Boekhouden Basis pakket voor u voldoende. Voor dit pakket bent u € 31,00 per maand kwijt. U kunt dan één administratie voeren met één gebruiker. Wenst u meerdere administraties te voeren of meerdere gebruikers aan te brengen, dan kost dat u respectievelijk € 12,50 en € 16,00 per maand.
Wilt u automatisch bankgegevens kunnen uitwisselen met het boekhoudpakket, dan is het pakket Boekhouden Geavanceerd van Exact Online voor u de juiste keuze. Dit pakket kost u € 51,00 per maand en bestaat uit:
- Online boekhouden
- CRM
- Internetbankieren
Binnen dit pakket kunt u twee administraties onderhouden met één gebruiker. Wenst u voor extra administraties of gebruikers te gaan, dan kost dat ook respectievelijk € 12,50 en € 16,00 extra per maand.
Boekhouden Premium van Exact Online is het pakket aIs het voor u van belang is om ook facturen in de boekhouding te verwerken en te beheren. Dit pakket bestaat uit:
- Online boekhouden
- CRM
- Internetbankieren
- Factureren
Voor het overige is het pakket gelijk aan Boekhouden Geavanceerd. Per maand bent u hiervoor € 61,00 kwijt.
Alvorens u een betaald abonnement afneemt, heeft u de mogelijkheid om het pakket eerst 30 dagen gratis uit te proberen. Neemt u een betaald pakket af, dan is deze maandelijks opzegbaar.
Alle bovengenoemde bedragen zijn exclusief btw.
Extra modules Boekhouden Exact
Afhankelijk van het pakket kunnen er nog verdere uitbreidingen plaatsvinden met de volgende modules (de prijs is per gebruiker en elke module kost u € 10,00 extra, behalve Contract Management, deze kost u € 39,00 extra ). De genoemde bedragen zijn exclusief btw.
- Met Exact Online Activa kunt u duurzame bedrijfsmiddelen beheren. Wenst u afschrijvingen op bijvoorbeeld gebouwen, voertuigen en machines te verwerken, dan is deze module daarvoor bedoeld.
- Voor de verwerking/omrekening/herwaardering van vreemde valuta (handel buiten de EU) in de boekhouding, is de module Exact Online Valuta beschikbaar.
- Dient u prognoses vast te stellen zodat daar te verwachten kosten en opbrengsten uitrollen, dan is dat mogelijk met behulp van Exact Online Budget.
- Met module Exact Kosten Analyse kunt u kosten en opbrengsten per afdeling of per product/dienst verdelen indien de bedrijfsvoering daarom vraagt.
- Voor het beheren van maandelijkse abonnementen en contracten is de module Contract Management beschikbaar. Met deze module kunnen er ook cockpits en rapportages gegenereerd worden.
Twee andere opties die Exact biedt voor de dagelijkse boekhouding zijn de modules Exact Online Scan en Herken en Exact Online Salaris.
- Met Exact Online Scan kunt u van een gescande aankoopfactuur automatisch een boekingsvoorstel produceren die daarna gecontroleerd kan worden alvorens een definitieve verwerking plaatsvindt.
- Met Exact Online Salaris, kunt u de salarissen beheren.
De kosten van deze beide modules gaan per gebruik en zijn pas achteraf beschikbaar.
Zetten we de modules op een rij, dan is Boekhouden Premium uit te breiden met alle modules. Boekhouden Basis is alleen uit te breiden met:
- Exact Online Activa
- Exact Online Valuta
- Exact Online Budget
- Exact Kosten Analyse
- Exact Online Scan en Herken
En Boekhouden Geavanceerd is alleen uit te breiden met:
- Exact Online Activa
- Exact Online Valuta
- Exact Online Budget
- Exact Kosten Analyse
- Exact Online Scan en Herken
- Exact Online Salaris
Boekhouden Online in gebruik
Om gebruik te maken van Exact Boekhouden dient u eerst in te loggen middels uw browser op het webportal van Exact Online. Als u eenmaal ingelogd bent, dan komt u binnen op het scherm “Financiële cockpit”.
De financiële cockpit binnen Exact Online is een weergave van de meest belangrijke cijfers van uw onderneming. Zo ziet u in één oogopslag de saldi van uw bankrekeningen. Ook is er een weergave aanwezig van nog te betalen en te vorderen bedragen inzake in- en verkoop. Een ander handig overzicht is het resultaat. Hier wordt kort weergegeven de cijfers die betrekkingen hebben op omzet, kosten en het resultaat daaruit. Een vergelijking van de cijfers met het jaar daarvoor maakt het geheel compleet.
Als laatst wordt er een sectie weergegeven met daarin een todo-lijst. Zo worden belangrijke taken nooit over het hoofd gezien.
Binnen Exact Online zijn er meerdere cockpits beschikbaar en u kunt zelfs een cockpit geheel naar eigen wens samenstellen.
Boeken financiële feiten
Het boeken van financiële feiten in Exact Online is in principe een simpel proces. Er is speciaal rekening gehouden met de beginnende boekhouder en daarvoor is er dan ook speciaal het scherm “Aan de slag” gecreëerd. Onder menu tab “Help” vindt u de link naar dit scherm.
Op dit scherm ziet u een aantal werkgebieden staan. Standaard zullen “Financieel” en “CRM” hier onderdeel van uitmaken. Maakt u een begin met de boekhouding, dan dient er werkgebied “Financieel” gekozen te worden.
Binnen dit werkgebied krijgt u te maken met drie stappen. In stap 1 gaat u de administratie definiëren. Hier kunt u bijvoorbeeld een eigen rekeningschema opstellen of gewoon de standaard variant gebruiken. Daarnaast kan er bijvoorbeeld de btw worden ingesteld. Mogelijkheden tot importeren zijn ook aanwezig.
In stap 2 wordt er een overzicht gegeven van het proces dat u dient te doorlopen. Hier kiest u het financieel feit dat verwerkt dient te worden en uiteindelijk zal dit zijn invloed hebben op de balans en winst-en-verliesrekening en daaropvolgend de btw-aangifte. Financiële boekingen kunnen bijvoorbeeld zijn een inkoop of een verkoop of een bank- of kasmutatie.
Wordt er bijvoorbeeld op het icoon “verkoop” geklikt, dan wordt er in het volgend scherm precies aangegeven wat u moet doen. Bij een verkoop wordt er een openstaande post gecreëerd en daartegenover staat er weer een ontvangst of een incasso tegen. Het enige wat dan gedaan dient te worden is de juiste optie kiezen en verwerken. Boekhoudkundige kennis is bijna niet vereist.
In stap 3 kunt de cockpit raadplegen. Alle voorgaande mutaties worden daarin real time verwerkt en weergegeven.
Is er iets meer boekhoudkundige kennis aanwezig, dan hoeft er niet telkens met de “Aan de slag pagina’s“ gewerkt te worden. Middels het menu aan de linkerkant kunt u snel springen naar het onderdeel waar er op dat moment behoefte aan is.
Overige eigenschappen
Exact online Boekhouden is een zeer uitgebreid pakket, alle opties hier opsommen is onmogelijk. Desondanks geven we hier een aantal weer:
- Export van data in gangbare formaten als Excel, Word en .pdf
- CSV-opmaak instelbaar
- Dialoogboxen op maat
- Instellen van sneltoetsen
- Rechten toekennen aan gebruikers
- Zeer uitgebreide helpfunctie
- Zeer geavanceerde zoekfunctie
Conclusie
Exact Online Boekhouden is een zeer prettig pakket om mee te werken. De mogelijkheden zijn enorm. Afhankelijk van uw expertise zal u altijd de weg weten te vinden binnen het pakket. Er is namelijk veel aandacht besteed aan gebruiksgemak en dat wordt in de praktijk ook als zodanig ervaren.
Wat ook in het oog springt is de mogelijkheid tot uitbreiding van het pakket naargelang de behoeften, in principe is er geen grens.
Wat wel een nadeel kan zijn, is de prijs. Een abonnement op Exact Online Boekhouden start vanaf € 31 en dat kan oplopen naarmate u verder uitbreidt. Daartegenover staat weer dat u kwaliteit terugkrijgt.
Wilt u serieus aan de slag gaan met de boekhouding ongeacht het niveau, dan is Exact Online Boekhouden zeker een boekhoudpakket waar u stil bij dient te staan.
Daarnaast is hij actief als reviewer van verschillende boekhoudprogramma's, om zo meer duidelijkheid te scheppen in de wereld van de administratie.
Ook zegt hij van mening te zijn dat: "één ieder tegenwoordig door de sterk verbeterde software, in staat moet zijn om zelf zijn/haar administratie goed in te richten."
- Q-invoice review, eenvoudig factureren en meer. - 8 februari 2020
- E-boekhouden Review – Gratis boekhoudprogramma voor ZZP & MKB. - 13 april 2018
- Informer Online review – Zelfstandig Boekhouding Voeren - 11 april 2018
Overtuigd?
Schrijf je dan nu in en test Informer 30 dagen gratis!
ik heb de pakket aangeschaft met een 4 uur durende hulp betaald want de gratis klantenservices weet niks de 4 uur durende hulplijn kost € 475,-. Ik dacht dan heb ik alles netjes en begrijp ik het goed en dan begin ik ook gelijk goed met mijn balansen. Meneer zou om 08:00 bellen ik eerder naar werk want ik ga pas 10:00 open, meneer belde pas 10:00 en hielp mij maar 1 uurtje en er werd globaal uitgelegd hoe het werkt en ik moest maar smsen als ik iets niet wist in te vullen want hij moest naar een vergadering. ik heb na 2 keer smsen en geen antwoord gekregen het pakket opgezegd. laten krijg ik een factuur van 1 termijn exact en 4 uur hulp. ik heb geljk een klacht in gediend gelukkig nog via het pakket op de factuur. daarna ben ik gebeld door de medewerker die de hulp heeft gegeven voor een nieuwe afspraak voor de resterende uren. ik heb aangegeven dat ik ben gestopt en geen gebruik wil maken en dat de factuur aangepast moest worden tot op heden ontvang ik nog steeds 4 uur duurde factuur ik heb inmiddels een klacht ingediend ik oet nog steeds voor 2 uur betalen i.p.v. 1 en mijn uitleg wordt niks mee gedaan ook dat ik zeg dat de medewerker heeft gezegd sms maar en dat hij een vergadering heeft doet hun niks. zeer slechte ervaring klantenservice is niet gratis als je een echt moeilijke vraag heb.