EasyAdmin Review – Simpel Boekhouden met Werkbladen

Benodigdheden

EasyAdmin kunt u zowel op een Windows- als Mac-computer gebruiken. Het enige dat van belang is, is dat u bij Windows minimaal over Microsoft Office 2007 dient te beschikken en bij de Mac over Microsoft Office 2011. Ondersteuning voor open source producten is helaas niet aanwezig. Open Office is dus niet compatibel met EasyAdmin.

Voor een Windows-systeem wordt er echter het volgende aanbevolen:

• Microsoft Office 2010.
• CPU: minimaal 700 MHz.
• 2-Gigabyte RAM-geheugen.
• 1,5 GB vrije ruimte op de harde schijf.
• Een CD-ROM speler.

Voor de Mac gelden als minimale eisen:

• Besturingssysteem Mac OS x versie 10.5.8 of hoger.
• Microsoft Office 2011 of hoger.
• Minimaal 4 GB RAM-geheugen.
• 2,5 GB aan vrije ruimte op de harde schijf.
• CD-ROM speler.

Relaties en voorraad

Een belangrijk onderdeel bij de bedrijfsvoering vormt het onderdeel relaties. Relaties zorgen ervoor dat de omzet kan groeien en een goed zicht daarop is daarom van uitermate belang. Kiest u voor een boekhoudprogramma, dan dient u tenminste in staat te zijn het relatiebeheer goed te kunnen uitvoeren. Met EasyAdmin is dat zo geregeld. Met de module klantenbestand kunt u totale beheer en controle hierover uitoefenen.

Als u een voorraad aanhoudt en deze dient handmatig te worden bijgehouden, dan kan dat op den duur averechts werken. EasyAdmin voorkomt dit. Met de voorraadbeheer module worden al uw artikelen automatisch verwerkt.

Facturatie

Gepruts met het maken van facturen in uw tekstverwerkingsprogramma is niet nodig. EasyAdmin maakt facturen automatisch voor u aan na invoer van gegevens. De mogelijkheid om de lay-out zelf aan te passen is ook aanwezig. Standaard kunt u uit drie verschillende ontwerpen kiezen.

Factureert u per uur, met EasyAdmin is het mogelijk om een complete urenregistratie bij te houden. De gewerkte uren kunt u ook doorvoeren naar uw factuur.

Overige functionaliteiten

Met EasyAdmin kunt u ook nog de volgende taken uitvoeren.

• Gebruikt u een privéauto voor de zaak of is er sprake van een auto van de zaak. Met de module kilometerregistratie houdt u alle zakelijke en privé gereden kilometers bij.
• Ook op btw-gebied biedt EasyAdmin u de nodige support. Met de module btw worden automatisch de gegevens gegenereerd die nodig zijn voor het doen van de aangifte. U kunt de cijfers splitsen naar maand en kwartaal.
• Bent u op kleinschalig niveau btw verschuldigd. De ingebouwde KOR-module zorgt ervoor dat u op juiste wijze gebruik kunt maken van de kleineondernemersregeling.
• Heeft u te maken met verschillende inkomsten en uitgaven, dan is het binnen EasyAdmin ook mogelijk om diverse categorieën (30 stuks) aan te maken.
• Wenst u inzicht te krijgen in uw marketingmogelijkheden, de module EasyStatistieken zorgt ervoor dat u gebruik kunt maken van potentiele kansen.

Gebruik EasyAdmin

Om met EasyAdmin de boekhouding te voeren, dient u eerst het Excel-bestand te openen. Is het de eerste keer dat u EasyAdmin gebruikt, dan komt u de “Setup Wizard” tegen. In de Setup Wizard voert u de basisgegevens van uw onderneming in.

Heeft u eenmaal de noodzakelijke gegevens ingevoerd, het startscherm is het volgende scherm die u tegenkomt. Dit scherm stelt u in staat om alle belangrijke onderdelen van EasyAdmin te benaderen.

Wanneer u in het startscherm met de muis over een bepaald onderdeel gaat, wordt er middels een pop-up aangegeven wat de precieze functie ervan is. Indien gewenst, kunt u het startscherm ook naar eigen inzicht indelen. Het startscherm geeft ook een overzicht weer van de meest belangrijke cijfers van uw onderneming. U kunt dan denken aan de omzet of openstaande debiteuren. Een grafische weergave is ook mogelijk.

Bent u eenmaal daadwerkelijk binnen een bepaalde module, dan is navigeren naar overige modules mogelijk middels een menu in de kop.

Facturen

Het aanpassen van een factuur is zonder al teveel ingewikkelde handelingen mogelijk binnen EasyAdmin. Zo kunt u een logo toevoegen of velden aanmaken of verwijderen. Daarnaast is het ook mogelijk de diverse secties waaruit een factuur is opgebouwd te slepen naar een andere plek. Handmatig typewerk wordt u dus bespaart.

Door een automatische koppeling met de database, is het enige wat u nodig heeft om een factuur automatisch op te maken een factuurnummer. Middels een dropdown menu kan de keuze worden gemaakt. Een factuur kunt u uiteindelijk opslaan als pdf-bestand of gewoon in het XLSX-formaat waarna het kan worden verzonden.

Btw en overige

Wat ook zeer praktisch is, is het btw-overzicht. Het overzicht wordt namelijk zodanig weergegeven dat het overeenkomt met de lay-out van de Belastingdienst. Het maken van fouten bij het doen van de btw-aangifte wordt op deze wijze voor u verkleind.

Overige handige functies binnen het programma zijn:

• Een balansvoorstel maken.
• Afschrijvingen en investeringen beheren.
• Leningen en overlopende kosten inboeken.

Conclusie

EasyAdmin is makkelijk in gebruik. Voor een programma dat is gebouwd middels spreadsheets heeft het een overzichtelijk en mooie gebruikersinterface. Functies zijn makkelijk te vinden en handelingen zijn simpel uit te voeren.

Vergeleken met traditionele boekhoudprogramma’s ontbreken er een paar basisfuncties. Zo kunnen er geen bankafschriften ingelezen worden en is er geen automatische koppeling met de KvK aanwezig. Ook kan de btw-aangifte niet geïntegreerd worden verstuurd.

Spelen de nadelen geen grote rol voor u en u werkt graag in Excel, EasyAdmin zal u niet teleurstellen.