Boekhoudsoftware

Boekhoudsoftware en mogelijkheden

Voordat je kiest voor bepaalde boekhoudsoftware dien je eerst te kijken naar je onderneming. Elk bedrijf is anders en een bepaalde variant past net iets beter in het geheel dan bijvoorbeeld een standaardpakket. Zo kan er sprake zijn van de situatie dat je de boekhouding van een vereniging in orde dient te maken. In zo’n geval kunnen abonnementen een rol spelen.

Kiezen voor boekhoudsoftware die specifiek is geschreven om met abonnementen om te gaan, is dan ook een ware plus. Het is mogelijk om abonnementen met een standaardpakket te beheren, maar waar je tegenaan loopt is gebruiksgemak en tijdswinst. Je zult namelijk extra wegen moeten bewandelen om hetzelfde voor elkaar te krijgen. Dat alles kost tijd en tevens dien je inventief te zijn. Als drukbezette ondernemer zit je daar nu eenmaal niet echt op te wachten.

Hetzelfde geldt in het geval je projectmatig bezig bent. Het bijhouden van projecten en gerelateerde uren middels een boekhoudpakket levert vele malen meer voordeel op, dan wanneer je alles met behulp van een spreadsheet zou bijwerken. Bedragen worden bijvoorbeeld automatisch verwerkt in de boekhouding. De btw wordt er netjes uitgehaald en je kunt specifiek rapportages genereren.

Financiële redenen

Ook vanwege financiële redenen is het belangrijk dat je direct voor het juiste boekhoudpakket kiest. Eenmaal de investering gedaan, terugdraaien wordt dan een moeilijke opgave. Zie het zo, stel je hebt gekozen voor bepaalde boekhoudsoftware vanwege de gunstige prijs. Naderhand kom je erachter dat het niet alle functionaliteiten biedt die je voor ogen had. Overstappen naar een ander pakket is mogelijk. Alleen kom je dan te zitten met het feit dat je de administratie moet overzetten. Dat kost tijd en geld.

Omdat je het pakket niet kent, dien je eerst alles zelf uit te zoeken. Kom je daar niet mee uit, beroep doen op extra hulp is noodzakelijk en dat brengt weer een extra kostenplaatje met zich mee. Een goede overweging maken van wat je precies nodig hebt aan administratieve oplossingen is dan ook uitermate van belang.

Beheer administraties

Wat ook een rol speelt bij het kiezen voor boekhoudsoftware is hoeveel administraties je dient te beheren. Heb je aan één voldoende of moet je gescheiden administraties voeren? Mocht het zo zijn dat je meerdere activiteiten verricht die niet zo nauw met elkaar verbonden zijn, dan geeft apart administreren een beter inzicht. Stel je verkoopt computeronderdelen en tevens verzorg je ook computercursussen. De twee activiteiten apart administreren zorgt ervoor dat je zuivere resultaten te zien krijgt. Op deze wijze ben je in staat betere beslissingen te nemen en ontstaat er geen vertekend beeld. Is de omzet bijvoorbeeld van het onderdeel computercursussen laag of zijn de kosten te hoog, de resultaten vallen direct op te merken en je kunt direct ingrijpen.

Dien je gebruik te maken van de optie om meerdere administraties tegelijk bij te houden, het is dan ook handig als meerdere personen tegelijk met de boekhouding bezig kunnen zijn. Zo kan je iemand binnen je onderneming hebben die alle facturen en bonnen dient te verwerken en jij zorgt voor het overige. Door deze optie kan er efficiënt worden gewerkt en zorg je voor een goede taakverdeling. Niet elk boekhoudpakket ondersteunt deze optie en indien aanwezig kan het zo zijn dat er een prijskaartje aanhangt.

Beheer waardedaling

In je hoedanigheid van ondernemer is het mogelijk dat je met machines en gebouwen werkt. Wanneer dit van toepassing is, dan komen er afschrijvingen om de hoek kijken. Immers, naarmate de gebruiksduur verstrijkt ontstaat er waardedaling, deze waardedaling moet je in de boekhouding verantwoorden onder de afschrijvingen. Alles middels een Excel-sheet bijhouden zal een zeer tijdrovende klus worden en daarbij loop je de kans dat er fouten kunnen ontstaan. Bepaalde boekhoudsoftware beschikt over de optie om activa te beheren. Wanneer dat mogelijk is, kun je ook de afschrijvingen bijhouden met het grote voordeel dat alles voor een groot deel automatisch gaat.

Salaris

Heb je een onderneming met personeel in dienst, je zal dan maandelijks salarissen dienen uit te betalen. Het bijhouden van een salarisadministratie is hierbij verplicht. Om de salarissen te verwerken kun je ervoor kiezen om een specifieke programma aan te schaffen. Hier is in principe niets mis mee. Het programma doet namelijk gewoon zijn werk en jij voldoet aan de wettelijke verplichting. Echter, door voor deze oplossing te kiezen zorg je voor onnodige kostenstijging. Naast je huidige boekhoudsoftware dien je namelijk nog een pakket aan te schaffen.

Een betere optie is te gaan voor boekhoudsoftware waarin het administreren van salarissen is ingebouwd. Het voordeel van deze oplossing is, dat je kosten bespaart. Daarnaast is het onderdeel salaris geïntegreerd in de boekhouding waardoor cijfers in principe automatisch op de juiste plek verschijnen. Nog een voordeel van een geïntegreerd pakket is, dat je niet nog iets extra’s moet leren. En dat levert tijdswinst op.

Inzicht in cijfers

Ondernemen houdt meer in dan alleen maar cijfers verwerken. Je wilt een zo hoog mogelijke winst, maar daarvoor zal je toch een aantal beslissingen moeten nemen. Met uit de lucht gegrepen beslissingen kom je niet ver, althans in de meeste gevallen. Om voor een gezonde omzet te zorgen dien je de beslissingen die je neemt te baseren op cijfers. Waar haal je deze cijfer nu snel vandaan? Antwoord: je boekhoudsoftware.

Heel vaak beschikken pakketten namelijk over de optie om rapporten te generen. Het mooie daarbij is, dat jij zelf kunt aangeven welke cijfers jij wilt inzien en op welke periode die betrekkingen hebben. Toch dien je hier wel op te letten bij het maken van een keuze. De mogelijkheden om rapportages te genereren variëren namelijk. Sommige pakketten hebben de mogelijkheid om alleen een aantal totaalbedragen weer te geven, maar wil je echt in detail treden, zoals per periode, dan kan dat niet. Kijk daarom goed wat je nodig hebt en controleer of die mogelijkheden aanwezig zijn.

Beheer van je facturen

Facturen maken ook een belangrijk onderdeel uit van het bijhouden van je administratie. Om een factuur op te maken heb je de mogelijkheid Excel of Word te gebruiken en alles handmatig in te voeren of te wijzigen. Op deze wijze werken, daar is absoluut niets mis mee en vooral als je net bent begonnen met ondernemen. Maar ben je al een tijdje bezig en dit is nog steeds jouw manier van werken, echt efficiënt ben je dan niet bezig met ondernemen. Het is namelijk allemaal veel simpeler te doen en de extra tijd kun je beter besteden. De oplossing is te kiezen voor boekhoudsoftware dat de mogelijkheid biedt om ook facturen op te maken en te verwerken.

Boekhoudpakketten met deze optie bieden je namelijk de mogelijkheid om te werken met sjablonen. Zo kun je dus een factuur geheel in huisstijl opmaken zodat je er daarna geen omkijken meer naar hebt. Een ander groot voordeel is, dat je slechts met een paar handelingen binnen mum van tijd een factuur creëert. Daarbij wordt er ook nog voor gezorgd dat de btw en voorraden worden bijgewerkt. Wat ook zeer praktisch is, is de mogelijkheid dat je zicht hebt op betaalde en openstaande facturen. Wordt een nota niet binnen een bepaalde tijd betaalt, vanuit het programma kun je dan zo een aanmaning versturen.

Conclusie

Gebruikmaken van boekhoudsoftware is absoluut aan te raden als je een serieuze ondernemer bent. Je dient je er wel bewust van te zijn dat de opties per pakket verschillen. Kijk daarom eerst goed wat jij precies nodig hebt en maak daarna je keuze voor een bepaald boekhoudpakket.

Boekhoudsoftware vergelijken

Wij vergelijken alle boekhoudpakketten en proberen dit zo waarheidsgetrouw mogelijk te doen. We vergelijken op gebruiksgemak, benodigde kennis en prijs. De laagste prijs levert niet altijd de zekerheid van de juiste keus. Ook gebruiksgemak is heel belangrijk, dit kan er namelijk voor zorgen dat u minder tijd kwijt bent. Zo kunnen de juiste boekhoudsoftware u tijd en geld besparen.