Digitaal Kantoor review

Bij het jaarabonnement mag u zelf bepalen welke module u afneemt (standaard is er één module inbegrepen). Bij dit abonnement kunt u maar één administratie beheren met één gebruiker. Verder kunt u het abonnement maandelijks opzeggen. U dient er wel rekening mee te houden dat er kosten aan verbonden zijn, namelijk een bedrag gelijk aan 10% per module.

Bij een jaarabonnement heeft u naast de standaardmodule toegang tot:

• Factuuropmaak
• Taakbeheer
• iDeal koppeling
• Meekijken accountant

U kunt uw pakket ook uitbreiden met meerdere modules. In dat geval bent u kwijt voor:

• Boekhouding: € 15,00.
• Facturatie: € 10,00.
• CRM: € 15,00.
• Projecten (inclusief offertes en urenregistratie): € 15,00.
• Handel (inclusief artikelen, inkoop- en verkooporders en offertes): € 15,00.
• Personeel: € 15,00.
• Voorraadbeheer: € 7,50.
• Documenten: € 7,50.

Heeft u meer dan één administratie nodig, dan bent u per administratie € 10,00 extra kwijt en voor elke gebruiker meer ook € 10,00.

Support dient u ook in te kopen. U heeft de keuze uit:

• Support Basis. Dit kost u € 30,00 per maand en daarvoor krijgt u 30 minuten lang support. 30 minuten support is standaard inbegrepen bij pakketten vanaf € 40,00 per maand.
• Support Standaard. Dit kost u € 60,00 per maand en daarvoor krijgt u 60 minuten lang support.
• Support Uitgebreid. Dit kost u € 120,00 per maand en daarvoor krijgt u 120 minuten lang support.

Valt uw zaak onder:

• Een advocatenkantoor.
• Een Incassobureau.
• Een verhuurbedrijf.
• Een webshop.
• Een handelsonderneming.

In deze gevallen heeft Digitaal Kantoor speciale omgevingen voor u ter beschikking die elk € 29,00 per maand kosten.

Alle bovengenoemde bedragen zijn exclusief btw.

De administratieve modules

Zoals eerder aangeven is Digitaal Kantoor opgebouwd uit diverse modules.

De boekhouding voert u met de module Boekhouden. Zo kunt u:

• Facturen scannen waarna deze automatisch worden geboekt. De scan-herken module draagt hier zorg voor. Er is ook een app beschikbaar zodat u met uw mobiele apparaat een foto kunt maken van een factuur om deze daarna up te loaden naar Digitaal Kantoor voor verdere verwerking.
• Facturen opmaken ongeacht de hoeveelheid. Alles is mogelijk, van losse facturen tot abonnementen.
• Uitgebreide rapportages maken zoals: winst- en verliesrekening, liquiditeitsbegroting, btw- en debiteurenoverzicht.
• Een bankboek aanmaken waar ontvangen en gedane betalingen aan facturen kunnen worden gekoppeld. Daarbij behoort het bijhouden van aanmaningen en herinneringen ook tot de mogelijkheden.
• De boekhouding op afstand laten volgen als u de boekhouding samen met uw boekhouder of accountant doet.
• De btw automatisch laten bijstellen als er bijvoorbeeld een factuur in de boekhouding is verwerkt omdat bedrijfsprocessen aan elkaar zijn gekoppeld.
• Gebruikmaken van dashboards zodat u specifiek op belangrijke cijfers kunt inzoomen.

Module CRM

Met de module CRM voert u het beheer uit over uw klanten. Van alerts die betrekking hebben op openstaande bedragen tot het aangeven van commerciële kansen. Middels koppelingen wordt dit allemaal gerealiseerd, u kunt denken aan:

• E-mail
• Social media
• Google maps
• KvK
• SMS

Projectmanagement

Met projectmanagement houdt u de vinger aan de pols wat betreft uw projecten. Zo kunt u:

• Offertes opstellen.
• Informatie over projecten weergegeven voor iedere betrokken medewerker.
• Online uren registreren.
• Projecten plannen.

In- en verkoop

Met de module in-en verkoop beheert u, uw salestrajecten. U kunt bijvoorbeeld verkooporders opmaken met daarin staffelprijzen en klantkortingen. Ook is het mogelijk dat u extra specificaties kun toevoegen aan de producten die u verkoopt.

Overige mogelijkheden zijn:

• Aanmaken van inkooporders.
• Beheer uitoefen op de voorraad.
• Koppelingen maken met webshops.
• Abonnementen (genereren van automatische verkooporders).

Personeel (HRM)

Met de module Personeel beheert u alle data omtrent uw personeel. Zo kunt u rapportages uitdraaien, verlof en overuren bijhouden.

Koppelingen

Digitaal Kantoor kunt u nog verder uitbreiden middels koppelingen. Voor de boekhouding zijn de volgende koppelingen beschikbaar:

• Audit-file: hiermee kunt u de financiële gegevens van Digitaal Kantoor beschikbaar maken voor andere boekhoudapplicaties.
• Acumulus: met deze koppeling is het mogelijk het verkoopboek van Digitaal Kantoor te koppelen aan het verkoopboek van het boekhoudpakket Acumulus.
• AccountView: Koppel het verkoopboek van Digitaal Kantoor aan het verkoopboek van AccountView.
• iDeal, SISOW, Mollie en MultiSafepay: Het is mogelijk om van desbetreffende betaalmethoden een link te plaatsen in facturen.
• Bankkoppeling: U kunt koppelingen maken met alle Nederlandse banken waardoor het mogelijk wordt om mutaties in de boekhouding te verwerken.
• Exact Online: Met deze koppeling kunt u uw facturen synchroniseren met Digitaal Kantoor.
• Digipoort – Belastingdienst: Hiermee wordt het mogelijk gemaakt om de btw-aangifte rechtstreeks vanuit Digitaal Kantoor naar de Belastingdienst te verzenden.
• Go2UBL / Scan en herken: Hiermee kunt u inkoopfacturen scannen zodat deze verder automatisch verwerkt kunnen worden.

Werken met Digitaal Kantoor

Gaat u aan de slag met Digitaal Kantoor, dan komt u als eerst binnen op de welkomstpagina. Deze pagina bevat een kort overzicht van belangrijke cijfers en mededelingen. Het handige aan deze pagina is, dat u het geheel naar eigen wens kunt instellen. Wilt u bijvoorbeeld cijfers over de boekhouding zien maar geen kansenoverzicht, met de optie pagina-instellingen is dat zo te regelen. Is de agenda belangrijk voor u of de urenregistratie, u kunt het allemaal toevoegen.

Het is ook mogelijk om in plaats van de welkomstpagina een andere pagina als startpagina te kiezen.

Voor het voeren van de boekhouding dient u te zijn in het bovenste menu.

Hier kunt u als eerst het dashboard raadplegen waarin de voor u van belang zijnde cijfers worden weergegeven. Ook hier heeft u een ruime keuze om datgene te raadplegen waar u het meeste belang aan hecht. U kunt dan denken aan omzet per relatie, de maandafsluiting of een jaaroverzicht.

We demonstreren ook nog even hoe simpel het is om een inkoopfactuur te boeken met Digitaal Kantoor. Als eerst heeft u de optie om te kiezen tussen een aantal mogelijkheden. Zo kunt u een factuur handmatig invoeren, scannen of uploaden. Kiest u voor handmatige invoer, dan dient u onder menu onderdeel “Inkoop” te kiezen voor “Toevoegen”.

In het scherm dat dan tevoorschijn komt kiest u voor “Inboeken inkoopfactuur (standaard)”. Na die keuze kunt u in het volgend scherm alle revelante gegevens invoeren betreffende de inkoop.

Wenst u op een andere wijze de inkoop te boeken, dan is het een kwestie van even de juiste optie kiezen en uw factuur wordt verwerkt.

Conclusie

Het voeren van de boekhouding met Digitaal Kantoor is helemaal niet moeilijk. Zoals in de praktijk is gebleken, de heldere opbouw van het programma maakt boekhouden toegankelijk voor iedereen. Het programma is zeer uitgebreid en zal in principe altijd aan de vraag kunnen voldoen als het gaat om de financiële huishouding van uw bedrijf.

De prijsbepaling van het product (credits) is echter onnodig complex gemaakt. Met uw onderneming heeft u het al druk zat en laat staan met berekeningen. Digitaal Kantoor maakt het u eigenlijk op dat vlak nog lastiger. Ook het gegeven dat u voor support moet betalen is negatief.

Kunt u echter leven met de nadelen, dan zal de heldere opbouw van Digitaal Kantoor u zeker in de toekomst winst opleveren.