Asperion Review – Zorgeloos Boekhouden Overal en Altijd

Digitaal papierwerk

Met Asperion is het mogelijk om papierwerk dat bij de boekhouding hoort digitaal naar uw boekhouder of accountant te sturen. Handmatig typewerk is hierdoor verleden tijd en zo ook het maken van fouten.

Van deze functie kunt u ook gebruikmaken indien u over de Asperion Mobile App beschikt. U dient er wel rekening mee te houden dat dit een betaalde functionaliteit is (AdminInbox € 12,50 per maand exclusief btw).

inBalance

Neemt u het pakket inBalance af, de module Financieel maakt daar onderdeel van uit. Deze module zorgt ervoor dat u het volgende kunt beheren/uitvoeren.

• Grootboek
• Debiteuren- en Crediteuren
• Telebankieren
• Kasbladen
• Rapportages
• Btw-aangifte
• Afschrijvingen
• Import- en exportmogelijkheden
• Verplichtingenadministratie (geeft aan wanneer belangrijke abonnementen aflopen)
• Elektronisch dossier (beschikking over belangrijke documenten)

Module facturatie

Daarnaast heeft u ook de beschikking over de module Facturatie. Met deze module kunt u inhoud geven aan uw manier van factureren en het bijhouden daarvan. Zo is het mogelijk om het volgende op te maken:

• Inkoopfacturen
• Verkoopfacturen
• Vaste facturen
• Proforma facturen

Los van de standaard layout kunt u ook een eigen opmaak aan een factuur meegeven. Uiteindelijk kan een factuur in het pdf-format worden opgeslagen waarna het verstuurd kan worden.

inTime

Met inTime kunt u als dienstverlener de uren bijhouden en indien u over medewerkers beschikt, ook die van hun. De gewerkte uren kunt u direct doorfactureren aan de klant middels vooraf gemaakte prijsafspraken.

Het is ook mogelijk om per project een urenadministratie op te zetten. U kunt dan per fase de werkzaamheden en de daarbij behorende tarieven uitwerken en eventueel verdelen over uw medewerkers. Indien gewenst kunnen er ook rapportages gegenereerd worden.

inTrade

Verkoopt u producten en is goed voorraadbeheer daarbij van belang, dan is het inBalance pakket uit te breiden met het inTrade pakket. Middels dit pakket kunt u op gedetailleerde wijze de voorraad bijhouden.

Met dit pakket krijgt u een goed overzicht van de boekhouding na elke transactie die plaatsvindt. U weet precies wanneer inkopen nodig zijn en wordt er wat verkocht, de voorraden worden dan direct bijgewerkt. Het is ook mogelijk om pakbonnen en vrachtbrieven te genereren. Tevens kunt u per artikel tot in detail gegevens opgeven. Indien gewenst kan een uitdraai van de prijzen gegenereerd worden.

Module Inkooporder

De module Inkooporder komt zeer goed van pas indien u veel inkoopt. Er kunnen namelijk inkoopadviezen op basis van minimale voorraad, grote van bestellingen en verbruik van artikelen worden opgesteld.

Een goed zicht op het bestelproces is ook van groot belang. Met Asperion kunt u een inkoopfactuur namelijk matchen met gedane bestellingen, afgesproken prijzen en gedane leveringen.

Module verkooporder

Met de module verkooporder beheert u alles wat met de verkoop te maken heeft. Zo ziet u wat de bestelhistorie is geweest en kunt u ook volgen of klanten aan hun betalingsverplichtingen voldoen. Het geheel wordt afgedaan middels overzichtelijke rapportages.

Het is ook mogelijk om met Asperion bankafschriften in te lezen. Dit kan handmatig of geheel automatisch indien de mogelijkheden daarvoor aanwezig zijn.

Werken met Asperion

Gaat u de boekhouding met Asperion voeren, dan wordt u na het inloggen gepresenteerd met een startpagina voorzien van een standaardmenu. Middels dit menu kunt u op een eenvoudige wijze de diverse functies van Asperion benaderen.

Gaat u bijvoorbeeld met de muis over het linker onderdeel van het menu van Asperion, een overzicht van de modules waarop u een abonnement heeft komt dan tevoorschijn. Op basis van de gekozen module zal telkens ook het menu veranderen. Op deze wijze krijgt u niet met onnodige opties te maken.

Instellingen boekhouding

Voor het verrichten van noodzakelijke instellingen zodat u op correcte wijze de boekhouding kunt doen, dient u te kiezen voor “Algemeen”. Bij bijvoorbeeld het onderdeel “Mijn instellingen” kunt u als gebruiker een aantal persoonlijke instellingen wijzigen.

Wilt u instellingen voor de administratie veranderen zoals boekjaar, KvK, btw-nummer en wie wel of geen toegang heeft tot de administratie, dan kan dat ook met Asperion. Bij menu onderdeel “Mijn Administratie” kunt u de wijzigingen doen.

Cijfers en berichten

Binnen de startpagina van Asperion zijn er ook enkele vensters beschikbaar. Het doel van deze vensters is, u te voorzien van noodzakelijke cijfers en berichten. Zo kunt bijvoorbeeld het laatste nieuws omtrent Asperion raadplegen of berichten van gebruikers onderling of van uw accountant lezen.

Inkoopfactuur

Wilt u een inkoopfactuur boeken, middels drie manieren kan dat in orde worden gemaakt met Asperion. U kunt:

• Facturen inlezen.
• Handmatig een inkoopfactuur boeken.
• Op verkorte wijze boekingen plegen.

Kiest u voor handmatige invoer, dan gaat dat als volgt in zijn werk.

U dient eerst te kiezen voor menu onderdeel “Inkoop” waarna u onder “Inkoopfacturen” voor “Invoeren” kiest.

Hier dient u dan velden als omschrijving, factuurnummer, relatie, boekjaar en periode in te vullen. Een relatie kunt u opzoeken of nieuw aanmaken binnen Asperion. Verder kunt u ook een betalingsconditie instellen en incasso aanvinken indien dat van toepassing is.

Nadat u voor “Opslaan” heeft gekozen, dient u in het volgende scherm dat tevoorschijn komt de grootboekrekening te kiezen. Ook dient aangeven te worden welk bedrag er is betaald. Is er volledig betaald, dan dient u op de knop “Klaar” te klikken en de inkoop is gereed om gejournaliseerd te worden.

Conclusie

Asperion is een zeer compleet boekhoudprogramma. De vele functies maken het programma uitermate geschikt voor de professional. De gebruikersinterface is overzichtelijk. Een nadeel is wel, dat er veel termen in voorkomen waarvoor boekhoudkundige kennis is vereist. Zonder deze kennis zult u niet ver komen met het programma.

Bent u een zzp’er of heeft u een simpele boekhouding te voeren, dan kan Asperion overweldigend overkomen. Goede support is wel aanwezig en tevens zijn er ook diverse handleidingen beschikbaar. Maar ook de handleidingen behandelen niet alle functies.

Bent u matig onderlegd in het boekhouden, kies dan voor één van de simpelere pakketten die beschikbaar zijn. Voor overige gebruikers is Asperion zeker de moeite waard.