Met een boekhoudprogramma vereniging zorg je ervoor dat je de administratie op de juiste wijze kunt doen als er leden in het spel zijn. Uiteraard heb je de keuze om als boekhouder of administrateur te kiezen voor een algemeen boekhoudpakket, maar de kans is groot dat bepaalde functionaliteiten niet aanwezig zijn. Adminstratiesoftware die speciaal voor de vereniging is geschreven biedt dan ook meerdere voordelen.

Boekhoudprogramma vereniging specifiek

Net als iedere ondernemer of zzp’er dient ook een vereniging een boekhouding bij te houden. Is de boekhouding niet op orde, dan zal ook de vereniging met negatieve aspecten te maken krijgen. Zo kan er geen verantwoording worden afgelegd inzake cijfers en daarnaast kunnen er problemen ontstaan met wettelijke instanties. Met de aanschaf van een boekhoudprogramma vereniging wordt dan ook een stap in de goede richting gezet.

Bij het voeren van de administratie van een vereniging krijg je met andersoortige cijfers te maken dan wat je normaliter bij een doorsnee boekhouding gewend bent. Zo heb je te maken met leden waarvan je een hoop gegevens dient vast te leggen en ook dient de omzet op een bepaalde wijze verwerkt te worden. Een boekhoudprogramma voor een vereniging houdt met dat alles en meer rekening waardoor de keuze snel is gemaakt.

Opties boekhoudsoftware

Nu zijn er verschillende opties aanwezig wat betreft de aanschaf van een boekhoudprogramma voor een vereniging. Je kunt er bijvoorbeeld alleen voor kiezen om puur de boekingen te doen. Maar je kunt ook zeggen dat je binnen het administratiepakket zowel moet kunnen boekhouden als een ledenregistratie moet kunnen bijhouden. De keuze ligt geheel bij jou. De markt voor boekhoudsoftware biedt tal van oplossingen en jij dient daaruit datgene te kiezen wat het beste in jouw situatie past.

Ledenadministratie

Kijken we bijvoorbeeld naar de mogelijkheden wat een boekhoudprogramma vereniging betreffende ledenadministratie kan bieden, dan kun je het volgende allemaal beheren. Biedt je geen uniforme opties aan voor leden, per lid verschillende gegevens bijhouden is een absolute mogelijkheid. Je kunt bijvoorbeeld denken aan de boekhouding die je doet voor de wijkvereniging waaronder ook een hobbyclub valt. Wil je wel of geen smoelenboek bijhouden ook dat kan. Werk je met gradaties, categorieën aanmaken en leden eraan toewijzen is een andere oplossing.

Handmatig de contributie berekenen, dat is iets wat je tegenwoordig niet meer hoeft te doen. Het programma doet dat voor jou en daarbij is het ook nog mogelijk om contributiefacturen digitaal te versturen. Werk je met staffels, de mogelijkheid kan je ook worden aangeboden om dit administratief te verwerken. Naast contributie moet er ook bijgehouden worden of ieder lid wel op tijd betaalt. Een boekhoudprogramma vereniging kan er ook voor zorgen dat je digitaal voor incasso-opdrachten kunt zorgen en daarbij kun je ook nog aanmaningen beheren.

On- en offline variant

Bij het maken van een keuze voor een boekhoudprogramma vereniging kun je kiezen tussen een on- en offline variant. Het voordeel van een offline variant is, dat jij alles in eigen beheer hebt. Het programma staat namelijk op jouw eigen computer en je hebt complete controle over het maken van backups. Belangrijke data is niet ondergebracht bij derden, want alle gegevens zijn veilig opgeborgen op eigen hardware. Je kunt hier denken aan externe harde schijven, USB-sticks en eigen servers binnen het netwerk. Nadeel kan zijn dat je apart voor updates dient te betalen en dat je voor het onderhoud zelf dient te zorgen. Ben je niet handig met computers, dan kan dit een probleem vormen. Ook ben je gebonden aan een bepaalde werkplek tenzij je een laptop gebruikt.

Uiteraard heb je ook de keuze om te gaan voor een online variant betreffende een boekhoudprogramma vereniging. Het grote voordeel hiervan is, dat je helemaal niet gebonden bent aan een bepaalde plek. Een computer, smartphone of tablet en een internetverbinding zijn meer dan voldoende om volledig de boekhouding te kunnen voeren. Dien je een vraag te beantwoorden omtrent een bepaalde transactie of is er meer informatie nodig over een bepaald lid en je bent thuis, geen probleem, even inloggen en je kunt zo het antwoord verschaffen.

Een ander pluspunt is, dat je je helemaal niet druk hoeft te maken omtrent updates. Nieuwe versies worden door de fabrikant zelf geïnstalleerd en jij merkt daar in principe niets van. Dien je gebruik te maken van een extra oplossing, activering van desbetreffende module is meer dan voldoende.

Vereniging en btw-ondernemer

Dat je te maken hebt met een vereniging wil niet zeggen dat je geen ondernemer kunt zijn. Indien de vereniging bepaalde activiteiten uitvoert kan het zijn dat de kwalificatie ondernemer een feit wordt. Is dat het geval en er is geen vrijstelling van toepassing, de btw-aangifte zal dan moeten worden opgemaakt. In dat geval is het handig dat het boekhoudprogramma vereniging beschikt over een btw-module.

Het btw-onderdeel van de software zorgt ervoor dat alle bedragen die met de btw te maken hebben, eruit worden gehaald en netjes in een overzicht worden geplaatst. Dit overzicht wordt dan gebruikt voor het maken van de btw-aangifte en indien de optie ook is geïntegreerd kan de aangifte direct naar de Belastingdienst worden verzonden. Uiteraard kun je met de module niet alleen zorgen voor de btw-bedragen die afgedragen moeten worden, ook btw wat de vereniging kan terugkrijgen kan er netjes in worden verwerkt zodat het later in de aangifte terecht kan.

Bankmutaties

Als vereniging zal er ook met de bank worden gewerkt. Nu heb je de optie om bankmutaties handmatig te verwerken of je kunt gaan voor een digitale oplossing. In principe is de handmatige verwerking van bankgegevens iets wat niet meer van deze tijd is. Los daarvan, het neemt onnodig tijd in beslag en dat is iets waar je niet al te vaak mee te maken wilt krijgen en met name als je als vrijwilliger de boekhouding van een vereniging doet. Vele applicaties bieden dan ook de mogelijkheid om bankgegevens en mutaties digitaal te verwerken. Opteren hiervoor is absoluut aan te raden. Je dient wel te kijken of de bank waar de vereniging bij is aangesloten wordt ondersteund door de software waarvoor er is gekozen.

Cijfers en administratie

Ook een vereniging dient goed overzicht te hebben betreffende bedrijfsgegevens en dan de gegevens die betrekking hebben op het financiële gebeuren. Speciaal hiervoor beschikken boekhoudprogramma’s voor verenigingen over een rapportage optie. Afhankelijk van het pakket waar je voor kiest, kunnen er simpele tot zeer complexe overzichten worden geproduceerd. Vaak zijn gegevens als omzet, inkoopkosten, btw-bedragen standaard inbegrepen. Wil je echter per periode cijfers inzien of wil je bepaalde ratio’s berekenen, dan dien je iets grondiger te kijken of desbetreffende behoefte is ingebouwd. Hetzelfde geldt voor het opmaken van de winst- en verliesrekening en de balansoverzichten.

Gebruikers en boekjaren

Vaak zal één persoon de boekhouding verzorgen. Echter kan het zo zijn dat de werkzaamheden van dusdanig niveau zijn waardoor er twee of meer gebruikers nodig zijn om de administratie compleet te maken. Is dat het geval, kijk dan goed. Een boekhoudprogramma vereniging wordt vaak standaard verkocht met maar één gebruiker. Voor meerdere gebruikers tegelijkertijd dient extra betaald te worden.

Een boekhoudprogramma vereniging moet ook de mogelijkheid bieden dat boekjaren makkelijk in te stellen zijn. Zo zal het niet altijd voorkomen dat een boekjaar gelijk is aan een kalenderjaar. Wordt er met gebroken boekjaren gewerkt, de applicatie dient dit dan absoluut te ondersteunen.

Grootboekschema

Elke verenging is weer anders en dit heeft weer gevolgen voor de indeling van het grootboekschema. Zelf een rekeningschema kunnen opmaken is dan ook een optie die standaard aanwezig dient te zijn in de boekhoudoplossing voor een vereniging. Hetzelfde geldt ook voor dagboeken. Ook hier moet de mogelijkheid aanwezig zijn om zelf dagboeken te kunnen aanmaken. Wat ook zeer handig is, is de optie dat er gezocht kan worden naar een bepaalde transactie. Niets is zo frustrerend
als je heel wat tijd verliest omdat je een simpele transactie maar niet snel kunt vinden. Dit soort functionaliteiten maken het dat je uiteindelijk efficiënt kunt boekhouden.

Conclusie

Een boekhoudprogramma vereniging aanschaffen vergt enig onderzoek. Zorg ervoor dat je precies weet wat de vereniging nodig heeft en bekijk daarna hoe de opties in een bepaalde boekhoudapplicatie zijn verwerkt. Uiteindelijk zal een goed onderzoek ervoor zorgen dat op maat boekhouden en leden administreren een feit wordt.