ClearBooks Review – Boekhouden voor Iedereen

Proefabonnement en support

U heeft ook de gelegenheid om het product op proef te nemen. Gedurende 30 dagen kunt u geheel gratis middels een simpele registratie ClearBooks op uw gemak uitproberen.

Voor support dient u een bericht middels een online formulier te versturen of per e-mail. Een live-chat is niet aanwezig. Een handleiding is wel te raadplegen op de website. Wilt u telefonisch contact, dan dient u er rekening mee te houden dat u naar de UK belt.

Functionaliteiten ClearBooks

Eén van de functionaliteiten die ClearBooks u biedt, is het beheer over uw facturen uitvoeren. Wenst u geen genoegen te nemen met een standaardopmaak wat betreft uw facturen. ClearBooks stelt u in staat om facturen naar eigen inzicht in te delen. Het enige dat u hiervoor dient te doen is de gegevens opgeven die voor u van belang zijn en een factuur in huisstijl is het resultaat. Wenst u in de factuur ook op te nemen wanneer en hoe er betaald dient te worden, ook dat is mogelijk.

Een opgemaakte factuur kan in het pdf-formaat worden opgeslagen en daarna per e-mail naar de klant worden verstuurd. Uiteraard is een papierenafdruk ook mogelijk. Doet u internationaal zaken, het werken met vreemde valuta vormt helemaal geen probleem met ClearBooks.

Overige handige mogelijkheden

ClearBooks biedt u ook:

• Het kunnen omzetten van een offerte in een factuur.
• Met de Quick-Pay functie kunt u een factuurbetaling toewijzen aan een gerelateerd rekeningnummer. Op deze wijze krijgt uw verkoopfactuur de vermelding “Betaald” als status, waardoor het versturen van betalingsherinneringen wordt voorkomen.
• Verkoopt u een bepaald product vaak, middels een template kunt u voor dit product een basisfactuur opmaken die daarna automatisch wordt ingevuld.
• Het versturen van een factuur kan direct worden uitgevoerd of na een aangegeven periode. Tevens kan ClearBooks uw klanten een bericht versturen inzake de vervaldatum.
• Op facturen kunt u ook specifieke kortingen verwerken.

Bankieren

Wenst u weinig tijd te besteden aan het verwerken van bankmutaties, met de module Bankieren van ClearBooks wordt u heel wat tijd en ongemak ontnomen. Zo kunt u uw bankgegevens automatisch inlezen middels het MT940-formaat. Hetzelfde is ook mogelijk voor creditcardgegevens.

Om het zicht niet kwijt te raken kunt u bankafschriften die zijn geïmporteerd van een notitie voorzien wanneer mutaties aan facturen worden gekoppeld. Hetzelfde kan indien er sprake is van overschrijvingen tussen verschillende ondernemersrekeningen.

Overige mogelijkheden module Bankeren ClearBooks

• U kunt bankafschriften die zijn geïmporteerd handmatig aanpassen. Ook kunt u zelf transacties toevoegen ingeval deze ontbreken. Zodoende hoeft u niet nogmaals het gehele importproces te herhalen.
• Het kunnen toevoegen van verschillende bankrekeningen binnen een administratie waarbij PayPal ook tot de mogelijkheden behoort.
• Toevoegen van invoerregels bij de zoekfunctie. Hiermee kunt u voor banktransacties die vaak voorkomen velden aanmaken zodat u zoektermen kunt invoeren. Daardoor wordt het mogelijk om wijzigingen in één keer aan te brengen bij grote aantallen.

Uitgaven

Met het onderdeel Uitgaven van ClearBooks heeft u een totale grip op alles wat hiermee te maken heeft. Zijn er bedragen die nog teruggevorderd dienen te worden, met de module Uitgaven regelt u dat allemaal.

Zo kunt u de rekeningen van uw leveranciers beheren door de mogelijkheid deze in de administratie te zetten. Heeft u ook te maken met inkopen die vaak voorkomen, een template die u kunt aanmaken zorgt ervoor dat gegevens in het vervolg automatisch worden ingevuld. Het kunnen aangeven van het aantal herhalingen en de frequentie is ook in te stellen met ClearBooks.

Ook voor de inkopen kunt u gebruikmaken van de Quik-Pay functie. Een rekening dat voldaan is, kan gekoppeld worden aan het juiste rekeningnummer en op deze wijze de status van “Betaald” aannemen. Alles op automatische wijze zodat u er geen omkijken naar heeft.

Rapportages

De boekhouding bestaat niet alleen uit invoeren en verwerken, ook raadplegen is zeer essentieel. ClearBooks zorgt daarvoor met de module Rapportages. Een onderdeel hiervan vormt het dashboard. Met het dashboard kunt u de meest belangrijke cijfers van uw onderneming bekijken. U kunt dan denken aan bijvoorbeeld banksaldi, te ontvangen of te betalen btw en crediteuren.

Gaat het om rapportages, dan kunt u zo een uitdraai maken van de balans, het grootboek, activa en meer.

Overige handige functies

Met ClearBooks kunt u verder:

• Projecten bijhouden.
• Urenregistraties uitvoeren.
• Aan voorraadbeheer doen.
• Afschrijvingen vaste activa beheren.
• Handmatig journaalposten opmaken.

Praktijk

Een overzicht van de kerngegevens ziet u als eerst wanneer u aan de slag gaat met ClearBooks.

De juiste instellingen zijn belangrijke gegevens voor het correct voeren van de boekhouding. In ClearBooks dient u daarvoor te zijn bij de “Instellingen”. Deze optie vindt u in het bovenste menu. Onder “Organisatie” kiest u voor “Details & Belastingen” en in het scherm wat dan tevoorschijn komt, kunt u de noodzakelijk gegevens invoeren. Aan de linkerkant bevindt zich een menu waar u kunt kiezen uit subonderdelen zoals: contactinformatie, logo en belasting.

Of u wel of niet gebruik wilt maken van opties zoals kortingen, de btw afronden of de Quick-Pay functie, dat stelt u ook allemaal in onder de instellingen bij ClearBooks.

Factuur aanmaken

Wilt u een factuur aanmaken, dan gaat u als volgt te werk.

U dient eerst te gaan naar menu onderdeel “Verkoop”. Daar gaat u vervolgens naar “Facturen” en daar kiest u voor “Aanmaken”.

In het scherm “Aanmaken” dient u als eerst een klant aan te maken of eventueel een bestaande te kiezen. Daarna voert u de relevante gegevens in en slaat u de factuur op als concept als u nog niet alle gegevens heeft ingevuld. Zijn wel alle gegevens ingevoerd, dan kiest voor opslaan. Op dat moment krijg de factuur een status van ”Onbetaald”.

Natuurlijk kunt u ook uw onbetaalde facturen bijhouden. Daarvoor dient u te zijn bij menu onderdeel “Rapporten”. Daar kiest u voor “Populaire rapporten” en daarna voor “Openstaande debiteuren” en u ziet in één oogopslag wat er openstaat.

Conclusie

ClearBooks is eenvoudig en simpel van opzet. Zonder al teveel inspanningen kunt u relevante boekhoudkundige taken uitvoeren. De vele functies maken het mogelijk dat ongeacht uw achtergrond, de boekhouding simpel uitgevoerd kan worden.

Aan de gebruikersinterface mag er nog het één en ander veranderen. Wat raar is, is dat we met een Nederlandse versie van het programma te maken hebben met helaas nog Engelse termen erin. Best slordig. Wat ook niet vlot werkt is, dat bij sommige lange invoerschermen er helemaal omlaag gescrold dient te worden om de “Opslaan knop” te bereiken.

Dat ClearBooks boven de concurrentie uitsteekt is ons niet opgevallen. Waar de awards voor zijn uitgereikt hebben wij dan ook niet kunnen plaatsen. Voor het overige doet het wat het moet doen.