Moneymonk review – Boekhoudprogramma voor de ZZP-er

MoneyMonk in de praktijk

Bij het opstarten van MoneyMonk wordt het dashboard als eerste optie getoond. Gaat u voor het eerst aan de slag met MoneyMonk, dan wordt er vereist dat u uw persoonlijke gegevens invoert. Typewerk wordt u in dit stadium bespaart omdat er een koppeling met de KvK aanwezig is. Bij een actieve inschrijving bij de Kamer van Koophandel worden uw gegevens uit de database gehaald en automatisch voor u ingevuld.

Het dashboard geeft een momentopname van uw financiële situatie weer. Wanneer u cijfers heeft verwerkt, vindt er een weerspiegeling plaats van de eindsituatie. Zo kunt u de status van te betalen facturen en nog niet betaalde facturen zien. Hetzelfde is mogelijk voor uw banksaldo en de btw die verschuldigd is. Met een rapportage over de omzetcijfers wordt het geheel afgesloten.

Tijdsbesparing en boekhouden

Een reden dat u een boekhoudprogramma kiest is om de tijdsbesparing. MoneyMonk speelt daar goed op in. Aan de linkerkant bevindt zich een menu waar u kunt kiezen uit de meest belangrijke taken binnen de boekhouding. Er is een onderverdeling gemaakt in Algemeen, Werk, Financieel en Overig. Nadenken wat u precies moet doen wordt u zodoende ontnomen. Zie hieronder een weergave:

Klanten en leveranciers

Bij het onderdeel “contacten” onder “algemeen” kunt u gegevens invoeren betreffende klanten en leveranciers. Naast handmatige invoer heeft u ook de keuze om een bestand te importeren. Dit bestand kan in het CSV-formaat zijn en daarnaast is het ook mogelijk te kiezen voor het MoneyBird-formaat.

Offertes zzp

Het onderdeel werk omvat vier subonderdelen:

• Offertes
• Projecten
• Uren
• Ritten

Zoals de naam al doet vermoeden kunt u met het onderdeel offertes een prijsopgaaf maken. Wanneer u dit doet, dient u in MoneyMonk als eerst op te geven voor wie de offerte is bedoeld, daarna maakt u de inhoud op waarna het geheel definitief gemaakt kan worden. Diverse statusvelden geven aan in welk stadium uw offerte zich bevindt. Zo kunt u aangeven “in afwachting” of “goedgekeurd”. Een eenmaal opgemaakte offerte kan worden opgeslagen in het pdf-formaat of verzonden worden per e-mail.

Uw offerte is niet gebonden aan een bepaalde opmaak. U bent geheel vrij om een offerte naar eigen inzicht op te stellen.

Projecten inzake dienstverlening

U kunt projecten aanmaken die intern van aard zijn of uiteraard voor uw klanten. Het opgegeven van uren met een daarbij behorend tarief en teamleden behoren tot de mogelijkheden.

Rittenadministratie boekhoudpakket

Een andere mogelijkheid die MoneyMonk u biedt, is het bijhouden van een rittenstaat. Voor het gebruik dient u eerst een voertuig toe te voegen met de toepasselijke fiscale gegevens zoals zakelijk of privé en de cataloguswaarde. Inlezen van RDW gegevens is niet mogelijk. Is dat allemaal gedaan, dan kunt u een rit toevoegen.

Bij het toevoegen van een rit geeft u op vertrek- en aankomstadres, het aantal kilometers en wat voor soort rit het was, privé, woon-werkverkeer etc. De rittenstaat is slechts een vastlegging van gereden trajecten. Berekeningen dient u helaas handmatig te doen.

Boekhouding inkoop

Het voeren van de boekhouding in MoneyMonk vergt een niet al te grote boekhoudkundige kennis. Bij het boeken van inkopen heeft u de keuze om periodiek te boeken of apart. Bij boekingen spreken de aangegeven velden voor zich. Een boeking kunnen toewijzen aan een bepaalde kostenrekening is aanwezig en daarbij bestaat ook de mogelijkheid om een bepaalde rekening standaard toe te wijzen.

In het scherm zijn er ook velden aanwezig die aangeven wat de status is van een bepaalde inkoop. Zo kunt u in één oogopslag zien wat er bijvoorbeeld nog openstaat aan betalingen. Het is ook mogelijk om een betaalprofiel in te stellen (van 7 tot 30 dagen). U heeft ook de mogelijkheid om een bestand te uploaden zodat deze aan desbetreffende factuur kan worden gekoppeld. Helaas bestaat er geen mogelijkheid om een hele batch inkoopfacturen te importeren.

Onderdeel verkoop MoneyMonk

Ook het onderdeel verkoop spreekt voor zich. Hier boekt en maakt u de verkoopfacturen en voert u tevens het beheer uit. Handig is de aanwezigheid van een zoekfunctie. Bij beheer kunt u kiezen uit “alle”, “concept” , “openstaand”, en “betaald”.

Een verkoopfactuur op “betaald” zetten vergt een koppeling met de bijschrijving in het bankboek. Belangrijk hierbij is, dat eerst het financieel feit is geïmporteerd in het bankboek. Daarvoor dient u bij bank te kiezen voor upload zodat de juiste afschriften in de boekhouding komen te staan.

Indien een factuur niet aan de regels van de Belastingdienst voldoet, dan laat MoneyMonk u een factuur niet definitief vastleggen.

Bij MoneyMonk bestaat er geen mogelijkheid tot het verrichten van online betalingen. Enige optie is het plaatsen van een iDEAL-link in de e-mail waarmee u uw verkoopfactuur verstuurd. Reden hiervan is, dat het programma met name gericht is op de dienstverlenende zzp’er. Bent u een webshop eigenaar, dan is het pakket dus in mindere mate voor u geschikt.

Wenst u transacties in vreemde valuta te verwerken, dan is MoneyMonk ook daarvoor niet geschikt. Het programma biedt namelijk geen functionaliteit om dit soort berekeningen uit te voeren. Handmatig de bedragen omrekenen is de enige oplossing.

Heeft u per ongeluk een verkeerde verkoopfactuur opgemaakt, met een creditfactuur laat MoneyMonk u dit ongedaan maken. Hiervoor dient u eerst desbetreffende factuur te openen in het verkoopboek en daarna dient u de knop “+creditfactuur” aan te klikken.

Het versturen van een herinnering of een aanmaning gaat altijd handmatig. Automatische versturing is niet mogelijk, dit vanwege het feit dat u zelf daarover de controle dient uit te voeren. Wel geeft MoneyMonk middels rood aan dat het termijn van een bepaalde factuur is vervallen. In dat geval kunt u middels de knop “+herinnering” of “+aanmaning” de handmatige verwerking activeren.

Btw

De btw-aangifte komt om de hoek kijken nadat u van een bepaalde periode de relevante cijfers heeft verwerkt en u daarover btw-plichtig bent. MoneyMonk zorgt ervoor dat dit proces zonder al teveel handelingen voor u in orde wordt gemaakt. Met één klik kunt u over de relevante btw-aangifte beschikken. Elektronische versturing vanuit MoneyMonk is helaas niet mogelijk.

Rapportages

Onder menu onderdeel “rapportages” in MoneyMonk vindt u de voor u en uw boekhouder en/of belastingadviseur van belang zijnde overzichten. Zo heeft u een keuze om de winst-en-verliesrekening te raadplegen en daarnaast de balans en de kolommenbalans. Alles is te downloaden in CSV- of pdf-formaat waardoor een papieren overzicht ook mogelijk is. De optie om een auditfile te generen zodat u gegevens met uw boekhouder kunt uitwisselen is ook aanwezig.

Een ander belangrijk menu onderdeel vormt “geavanceerd”. Daar vindt u mogelijkheden terug om bijvoorbeeld memoriaalboekingen te doen, een openingsbalans te creëren, grootboekrekeningen in te stellen, boekjaren te beheren en journaalposten te raadplegen.

Overige handige opties die u vindt onder menu onderdeel “instellingen” zijn:

• Het kunnen toevoegen van gebruikers met bepaalde rechten.
• Zelf velden aanmaken bij contacten offertes en verkoopfacturen.
• De aanmaak van een mailbox.

Conclusie

MoneyMonk is een eenvoudig en praktisch pakket. Het is speciaal bedoeld voor de zzp’er die zich heeft gestort op dienstverlenende activiteiten en niet over al teveel boekhoudkundige kennis beschikt. Houdt u zich bezig met de verkoop van producten, dan is MoneyMonk niet het pakket dat echt voor u geschikt is.

Uiteraard is ook MoneyMonk niet perfect. Enkele negatieve punten:

• Een specifieke afschrijvingsmodule ontbreekt er bijvoorbeeld.
• Maakt u veel gebruik van periodieke facturen, dan bent u gebonden aan een maximum van 250.
• Batch import van verkoop- of inkoopfacturen is niet mogelijk.

Tevens ontbreekt er een gestructureerde uitleg. Er is wel een speciale hulppagina aanwezig, maar een structuur ontbreekt daar helaas. Dat een programma eenvoudig van opzet is, wil nog niet zeggen dat iedereen het ook kan gebruiken. De meeste ondernemers hebben geen boekhoudkundige kennis. Een simpele leidraad waar elk onderdeel in het kort wordt uitgelegd en hoe het gebruikt moet worden zou fantastisch zijn.

Neemt u genoegen met de tekortkomingen en is een simpele en eenvoudige opzet voor u van belang, MoneyMonk is dan uw financiële partner.